Storsatsning på digitale kollegaer

Pressemelding sep 12, 2018

Visste du at digitale medarbeidere kan gi nye konkurransefortrinn, økt måloppnåelse og høyere tilfredshet blant ansatte? Sammen med Digital Workforce skal Canon Norge digitalisere og automatisere norske virksomheters arbeidsprosesser.

Canon Norge AS har inngått en partneravtale med Digital Workforce AS, det nordiske selskapet med flest spesialister på Robotic Process Automation-tjenester (RPA). Samarbeidet danner en solid plattform for ende til ende automatisering av arbeidsprosesser i alle bransjer.

Fremtidens arbeidsplass: Robotisert prosessautomatisering (RPA)
Digital Workforce leverer digitale medarbeidere, en programvare som utfører arbeidsoppgaver på samme måte som ansatte i virksomheten gjør. Digitale medarbeidere hjelper norske virksomheter med nye konkurransefortrinn, samt å nå deres gevinstmål ved realisering av deres digitaliseringsstrategier. I tillegg frigjøres de ansatte fra rutinepregede oppgaver til kunnskapsorienterte og mer verdiskapende arbeidsoppgaver. Kvalitet i utførelse av arbeidsprosesser samt tilfredse medarbeidere realiseres med digitale kollegaer.

«Samarbeidet med Digital Workforce er en viktig strategisk satsning for oss. RPA vil være med på å forme fremtidens arbeidsplass, og vi gleder og til å jobbe videre sammen med Digital Workforce for å skape en mer effektiv hverdag for våre kunder» sier Anthon Grimsmo, direktør for Canons forretningsenhet for «Business & Information Services» i Norge.

Spennende teknologi-samarbeid
For at en digital medarbeider skal kunne gjøre jobben sin, er den nemlig avhengig av tre fundamentale forutsetninger:

  • Informasjonen må være digital.
  • Informasjonen må være strukturert.
  • Det må foreligge tydelige regler på prosessene.

For at en digital medarbeider skal kunne tolke informasjon, og automatisere virksomhetens prosesser med høy kvalitet, må informasjonen være både digital og strukturert. Her kommer Canon inn i bildet, med sin veletablerte teknologi rundt datafangst og klassifisering av data.

«Våre digitale medarbeidere sammen med Canons veletablerte teknologi gjør at vi kan automatisere flere komplekse arbeidsprosesser for våre felles kunder. Dette skyldes at Canon sikrer datafangst av ustrukturerte data, klassifiserer og strukturerer data. Dette er nødvendig for at de digitale medarbeiderne skal kunne arbeide i virksomheten» sier Odd-Henrik Hansen, Daglig leder for Digital Workforce Norge. «Med digitale og strukturerte data oppnår vi en høyere automatiseringsgrad i våre prosjekter.»

«At vi nå går inn i dette partnerskapet betyr at vi sammen med Digital Workforce vil kunne hjelpe kundene våre i mye større grad enn før, gjennom hele digitaliserings- og automatiseringsprosessen – fra et dokument skannes til det blir satt i system, og håndtert i en automatisk prosess» sier Grimsmo.

Om Canon Business & Information Services (BIS)
Canon Business & Information Services leverer løsninger og tjenester for å håndtere og forvalte informasjon på en sikker og effektiv måte. Gjennom digitalisering, automatisering og sikker dokumenthåndtering effektiviserer de kjerneprosesser i bedriften. På denne måten bidrar de til en bedre ressursutnyttelse som er med på å redusere kostnadene og skape vekst og konkurransefortrinn. www.cbis.no

Om Digital Workforce
Digital Workforce er det eneste nordiske selskapet som spesialiserer seg på Robotic Process Automation-tjenester i industriell skala. Deres intelligente digitale medarbeidere automatiserer offentlige og private virksomheters arbeidsprosesser. Dette hjelper offentlige virksomheter med å frigjøre sine ansatte fra rutinepregede oppgaver til mer kunnskapsorienterte oppgaver for å fornye og forbedre offentlige tjenester. Digital Workforce har i dag over 190 RPA-spesialister i Finland, Sverige, Norge, Danmark og Polen. Selskaper leverer programvare og skytjenester med bruk av Mirosoft Azure som plattform. www.digitalworkforce.no

Odd-Henrik Hansen, Daglig leder
Telefon: +4797714195
E-post: odd.henrik.hansen@digitalworkforce.no

Canon Norge
Canon Norge har rundt 320 medarbeidere og er representert ved 9 regionale Canon Business Center (CBC) som tilbyr lokale salgs- og supporttjenester. Hovedkontoret ligger på Holmlia i Oslo.

Canon er den ubestridte lederen innen både bildekommunikasjon og dokumentbehandling for både konsument- og bedriftsmarkedet. Vår produkt- og løsningsportefølje omfatter alt fra foto, video, skrivere, skanner og faks til multifunksjonsprodukter med tilhørende løsninger og tjenester. Mer informasjon om selskapet finnes på www.canon.no

Canon Norge en del av Canon Europa, som du kan lese mer om nedenfor.

Om Canon Europa
Canon Europa er en del av Canon Inc, som er en av verdens ledende leverandører av imaging- og informasjonsteknologiske løsninger for bedrifter og private. Canon Europa er representert i 116 land med over 19 000 ansatte fordelt over hele Europa, Midtøsten og Afrika (EMEA).

Canon ble grunnlagt i 1937. Med sin lidenskap for bildet har Canon videreført sin teknologi til mange markeder og har etablert seg som verdensledende innen bildekommunikasjon og dokumentbehandling for både forbruker- og bedriftsmarkedet. Canons bredde av løsninger strekker seg fra digitale kompaktkameraer og SLR-kameraer, videre til produkter innen kringkasting og medisin, til multifunksjonsskrivere og produksjonssystemer – omgitt av en mengde verdiøkende tjenester.

Canon investerer tungt i forskning og utvikling (FoU) slik at selskapet kan være en stabil leverandør av innovative produkter og tjenester som dekker kundenes kreative behov. Enten det er amatørfotografer eller profesjonelle trykkere, søker Canon å vekke hver enkelt kundes lidenskap for bildet.

I Canon mener vi at samfunns- og miljøansvar er en integrert del av god forretningspraksis. Dette gjenspeiles i vår bedriftsfilosofi Kyosei – Å leve og arbeide sammen for et felles gode.

Mer informasjon om Canon Europa er tilgjengelig her: www.canon-europe.com

Intelligent Process Automation: A short glossary

Intelligent Process Automation, IPA

Intelligent Process Automation (IPA) refers to the practice of process automation with solutions that involve smart attributes. IPA solutions are tailored to the specific requirements of the target process by combining technologies like, chat bots, computer vision, machine learning and robotic process automation software.

Robotic Process Automation, RPA

Robotic Process Automation (RPA) refers to process automation with software robots. The robots are programmed to use the applications required for the execution of the target process in the same way as a human operator would. They always follow pre-programmed rules and are easy to integrate into existing business processes.

Software robot

Software robot is a software application that is used in robotic process automation to replace the actions of a human worker interacting with the user interface of a computer system. Software robots may have some vendor specific attributes, but implementing these technologies never requires changes to existing systems.

Enterprise RPA

Enterprise RPA refers to the use of RPA technology in a large and industrial manner to achieve automation requirements of a large enterprise. Enterprise RPA solutions are scalable, easily managed and maintained. These features are achieved by specialized services such as: managing component libraries that allow the re-use of automation objects, expert support, staff training, following and managing RPA performance, support in setting up internal robotic center of excellence.

Business Process Automation, BPA

Business Process Automation refers to a high-level strategy that aims to streamline all business processes. It involves recording – and re-designing- all processes within the business to digital format and then integrating them with an automation software.

Digital worker/ Virtual worker

Digital or virtual worker refers to a software robot that takes over a process or task otherwise performed by human workers. Digital workers deliver Robotic Process Automation (RPA) services where the used technology is a pre-programmable software.

Intelligent digital worker

An intelligent digital worker is a technology platform that combines pre-programmed software robots with different cognitive technologies. An intelligent digital worker is able to handle processes that consist of more complex tasks involving unstructured data and interpretation. Intelligent digital workers are used to deliver Intelligent Process Automation (IPA) services.

Robotic Center of Excellence, CoE

Robotic Center of Excellence (CoE) is the organization’s management center for the use of automation technologies. The job of the CoE-team is to create, measure and manage a virtual workforce that supports the organization’s strategic goals.

Robotic Desktop Automation, RDA

Robotic Desktop Automation (RDA) refers to computer-specific automation that is applied to speed-up or enhance the performance of a human worker using the desktop. While RPA technologies can be referred to as virtual workers, RDA technologies work hand-in-hand with their human counterpart and thus may be called virtual assistants.

Optical Character Recognition, OCR

Optical character recognition (OCR) refers to the conversion of images of typed or hand written text into machine encoded text. OCR programs analyze scanned-in images to detect light and dark areas in order to identify alphabetic letters and numeric digits. When a character is recognized, it is converted into code. OCR is often being used to digitize typed or handwritten information.

Natural Language Processing, NLP

Natural Language Processing (NLP) technologies enable computers to process large amounts of natural (human) language data. NLP technologies typically rely on machine learning to help them automatically learn new rules.

Computer Vision

Computer Vision technologies are used to enable computers to gain high-level understanding from digital images or videos. These technologies seek to automate tasks that would otherwise require the human visual system.

Chatbot

Chatbots are computer programs that can conduct a natural language conversation. They are designed to simulate a human conversation partner convincingly either via auditory or textual means. Depending on the level of sophistication of the solution, chatbots can make use of NLP technologies or analyze keywords.

Machine Learning, ML

Machine Learning (ML) gives computers the ability to “learn” (i.e. progressively improve performance on a specific task) by processing data. ML technologies can “learn” under supervision, i.e. learn general rules to map inputs to outputs based on a set of example inputs and their desired outputs. The “learning” may also be unsupervised, in which case no examples are given to the learning algorithm. Instead, it is left on its own to find structures from its inputs. Unsupervised learning can be a goal in itself (discovering hidden patterns in data) or a means towards an end (feature learning).

Cognitive Computing, CC

Cognitive Computing (CC) describes technology platforms that involve cognitive technologies such as machine learning, natural language processing, computer vision, and chatbots. The purpose of cognitive computing is to combine these technologies to find meaning from and understand a data set at a higher level. Rather than just pure data or sensor streams, cognitive computing can deal with symbolic and conceptual information. Cognitive computing enables computers to interpret information extracted from large data sets, while humans remain in charge of the decision process.

Artificial Intelligence, AI

AI is loosely used as an umbrella term for all cognitive technologies that enable computer systems to perform tasks normally requiring some form of human intelligence. A true AI machine would combine these different technologies in such a way that it would have augmented intelligence, surpassing humans in accuracy and insight. The individual technologies, on the other hand, that are performing tasks by simulating a specific area of human intelligence are called cognitive technologies.

Virtual Reality and Augmented Reality, VR/AR

Virtual Reality technologies are being used to create simulated environments. These technologies allow the user to experience the simulation around them – as they were part of it – not just looking in from the outside. Augmented Reality (AR) integrates digital information with live video or the user’s environment in real time to augment the video with artificially added elements or effects.

Business Process Management (Suite), BPM(S)

A business process management suite (BPMS) is a set of automated tools for designing, implementing and improving activities to accomplish a specific organizational goal. BPMS is designed to support the entire process improvement life cycle from process discovery, definition, monitoring and analysis, and through ongoing optimization. BPMS tools allow the organisations to redesign or re-engineer the whole process or set of processes and often also the related IT systems (unlike RPA which is solely using existing IT- system without changes).

Enterprise Cognitive Systems, ECS

Enterprise Cognitive Systems (ECS) are a form of cognitive computing. They are focused on action, not insight, and their intention is to assess what to do in a complex business situation. ECS makes evidence-based suggestions about how the business can achieve its goals. It does so by finding past situations similar to the current situation, and extracting the repeated actions that best influence the desired outcome.

 

Digital Workforce is the only company purely specialising in Intelligent Process Automation services on an industrial scale in the Nordic countries. We automate the routines of computer based knowledge work and liberate human employees’ time for more productive and important tasks. Learn more about us and our services on digitalworkforce.eu.

Hvordan håndtere GDPR ved bruk av RPA?

Robotic Process Automation (RPA) er ofte den mest effektive løsningen for implementering og etterlevelse av EUs nye personvernsforordning (GDPR), som blir gjeldende også i Norge. Eksempelvis styrker lovgivningen kunders rettigheter, hvor de har krav på vite hvilken informasjon som er lagret, i hvilke systemer den er lagret, rettigheter for dataportabilitet, samt rett til å motsette seg profilering. Videre har kunder nå rett til å bli varslet innen 72 timer ved sikkerhetsbrudd hos behandlingsansvarlig.

GDPR berører alle organisasjoner som behandler informasjon knyttet til navn, bostedsinforasjon, kontaktinformasjon, bank- og kontoinformasjon, eller personnummer. Mange organisasjoner vil oppleve de kommende utfordringene som enorme og uhåndterlige, hvor persondata eksempelvis har blitt lagret i et stort antall systemer uten at det foreligger en klar struktur eller oversikt – Hva om en kunde etterspør en rapport over all lagret informasjon, eller ber om flytting eller total sletting av all informasjon? Hvordan skal en slik rapport utarbeides med rimelig bruk av tid og ressurser? Det vil ikke la seg gjøre manuelt. Tradisjonell IT-utvikling vil være et alternativ, men hvor denne typen prosjekter har vist seg svært kostbare. Løsningen er en programvare robot. En Digital medarbeider ønsker å jobbe med regel- og rutinestyrt arbeid, med arbeid på tvers av IT-systemer og avdelinger. En Digital medarbeider vil kunne utforme et uendelig antall av den samme rapporten, dag etter dag, uten å glemme å sjekke det femtende systemet hvis telefonen skulle ringe på et kritisk tidspunkt.

Hvis en hacker mot formodning skulle få tilgang til selskapets data, hvordan skal man rekke å personlig informere samtlige kunder innen 72 timer? Manuell håndtering vil ikke være et alternativ, timene løper fort. Derimot vil en Digital medarbeider med letthet være opplært til utføre oppgaven, hvor arbeidsmengden om nødvendig kan deles på mange programvare roboter og sikre at oppgaven er gjort innen 72 timer.

Ønsker du å utforske hvordan en Digital medarbeider kan bistå deg med å oppfylle GDPR kravene kan du kontakte oss i Digital Workforce. Vi hjelper virksomheter som ønsker å forenkle sine rutiner for å oppfylle GDPR til en lavere kostnad enn tradisjonell programvare utvikling.

Odd-Henrik Hansen
Country Manager
+47 997 14 195
odd.henrik.hansen@digitalworkforce.no

Digital Workforce etablerer seg i Oslo og utnevner Country Manager

Digital Workforce etablerte seg som et nordisk selskap når selskapet åpnet kontor i Oslo i 2017.
Odd-Henrik Hansen leder den norske virksomheten. Hans målsetning er å hjelpe norske virksomheter med å etablere nye konkurransefortrinn, samt å nå deres gevinstmål. For offentlige virksomheter vil han bidra med å frigjøre ansatte fra rutinepregede oppgaver slik at kunnskapsmedarbeidere kan fokusere på verdiskapende tjenesteyting. Prosessautomatisering (RPA) vil redusere virksomhetens kostnader, øke kvaliteten i kritiske arbeidsprosesser samt påvirke transaksjonshastighet for bedre kunde- eller innbyggerservice. Dette oppnås ved ansettelse av digitale medarbeidere.

Vi presenterer Odd-Henrik Hansen

Odd-Henrik har lang erfaring med salg og leveranse av programvare og konsulenttjenester til private og offentlige virksomheter. Hansen har bred internasjonal og nasjonal erfaring fra tidligere arbeidsgivere som Tieto, Software Innovation, EVRY, Microsoft Norge, Oracle Norway, Oracle EMEA og NICE AS. Beslutningen om å bytte fra en større virksomhet til en start-up og et vekstselskap ble drevet av personlig motivasjon.

“Jeg savnet oppstarts-dynamikken og muligheten for å forme en virksomhet fra grunnen av. Digital Workforce har opplevd utrolig vekst i Finland og Sverige, og teamet mitt har som mål å bygge videre på selskapets sterke nordiske tilnærming, og kombinere global kapasitet med lokal tilstedeværelse”, forklarer Hansen.

Det norske potensialet

Det er interessant å se at offentlige sektor er tidlig ute og tar en innovatørrolle i bruk av teknologi for automasjon av virksomhetens arbeidsprosesser. En av årsakene til denne tidlige adopsjon fra offentlige sektor er en etablert digitaliseringsstrategi, utarbeidet i 2013/14 av tidligere statsminister Jens Stoltenberg. Kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner har fortsatt arbeidet med nyskapende bruk av IT for å forbedre tjenestene til offentlige virksomheter.

Mulighetene for automasjon av virksomheters arbeidsprosesser ved bruk av robotteknologi er store. RPA-teknologien kan anvendes på tvers i virksomheten fra HR, kundeservice, produksjon til økonomi og drift. Ifølge Odd-Henrik er norske virksomheter under press for å introdusere nye løsninger som bidrar til kostnadseffektiv drift med økt kvalitet i sine arbeidsprosesser. Spesielt bank- og forsikringsbransjen har vellykket tatt robotteknologi inn i sine strategiske satsningsområder. Denne utviklingen innen finanssektoren er en økende trend som bare forventes å hente mer fart i årene som kommer og RPA-teknologien kommer til å utkonkurrere flere av de tradisjonelle IT investeringene.

“Digital Workforce har nye innovative løsningsforslag som kan støtte implementeringen av norske virksomheters digitaliseringsstrategier på en bedre og mer effektiv måte.”, sier Odd-Henrik

Kontakt
Odd-Henrik Hansen, Country Manager, Digital Workforce, + 47 977 14 195, odd.henrik.hansen@digitalworkforce.no

Digital Workforce Norway
Tollbugata 8,
0152 Oslo

En introduksjon til Robotic Process Automation: Hvordan identifisere de riktige prosessene til automatisering

Hvordan komme i gang med digitale medarbeidere?

Digitale medarbeidere (Robotic Process Automation) er en relativt ny teknologi. Fra en relativt rolig og stille start har det vært en gradvis økende interesse rundt dem. Det kan høres ut som en mengde roboter som overtar jobbene våre og gjør oss arbeidsledige, men dette er ikke hva de er designet til. De er designet for å gjennomføre repetitive arbeidsoppgaver, slik at mennesker frigjøres til andre oppgaver. Siden roboter har blitt sett på som noe nytt og invasivt, har de møtt en del motstand, slik alle nyvinninger til en viss grad gjør.

For å finne ut om Robotic Process Automation (RPA) og digital arbeidskraft kan være noe ditt selskap kan ta i bruk, er det noen steg du kan ta. Disse kan bli tatt alene eller med teamet ditt, helt uten hjelp fra konsulenter utenfra. Dette holder kostnadene nede og medfører ikke økt press på deg eller teamet når undersøkelsene gjøres.

Så hvorfor ikke undersøke om digitale medarbeidere er noe din bedrift kan ha nytte av? Uansett hva dere kommer frem til, vil en slik undersøkelse gi økt innsikt i bedriftens arbeidsprosesser.

Velge potensielle prosesser for automatisering

Det er veldig viktig å starte med små og enkle prosesser.

Hvis du aldri har definert en arbeidsprosess før, så vil du fort finne ut av at de er mer komplekse enn man skulle tro. De har alle sine små regler og unntak for hvordan arbeidet gjennomføres.

Selv om du har definert prosesser før, er det viktig å starte med små prosesser når man vurderer automasjon første gang. Desto mer logisk og rett frem en prosess er å definere, desto raskere vil den kunne implementeres og færre feil vil oppstå.

Det er også viktig å velge prosesser som er verdt å automatisere. Gjerne prosesser som tar lang tid og som må bli gjort, men som ingen egentlig liker å gjøre. Disse prosessene må gjennomføres, men dersom de kan bli gjort av roboter, vil det frigjøre arbeidskraft til andre oppgaver.

Det er viktig å forstå at ikke alle prosesser kan automatiseres av digitale medarbeidere. Prosesser hvor en medarbeider er nødt til å ta mange beslutninger eller er veldig komplekse med mange steg, vil nødvendigvis ikke være lønnsomme å automatisere. Det kan også tenkes at prosessene kan bli mer effektive ved at de ikke må gjøres like ofte som før, slik at det ikke er lønnsomt å investere i en robotressurs. På grunn av dette er det viktig å diversifisere og se på flere potensielle kandidatprosesser tidlig.

Definere prosessene

Definering av prosessene er det første steget som må tas etter at de potensielle er valgt ut. Man kan jo ikke automatisere en prosess som ikke er definert.

Til å begynne med må de som har kunnskap om prosessene, emneekspertene, samles for å kunne definere prosessen.

Det er viktig å definere starten og slutten av prosessen først. For eksempel vil en rekrutteringsprosess starte med behov for en ny ansatt. Deretter vil jobben bli utlyst, og de første intervjuene begynner. Prosessen stopper enten når det siste intervjuet er gjennomført, når et tilbud er sendt ut, et tilbud aksepteres, første dag for den nytilsatte eller når de er en fullt produktiv ansatt. Ved å definere begynnelse og slutt, så vil samtalen rundt prosessdefinisjonen være enklere og kunne fokuseres, siden alle vet omfanget av prosessen.

Dersom vi antar at rekrutteringsprosessen kun tar for seg intervjuene: Prosessen starter med det første intervjuet og slutter når det siste intervjuet slutter. Da vil store deler prosessomfanget ikke være inkludert, men dette kan hjelpe teamet med å fokusere på kjernen av prosessen. Alt annet er utenfor omfanget og vil ikke bli sett på.

Mot slutten av denne delen bør et prosesskart være produsert.

Observer prosessen i aksjon

Etter dette er det viktig å se på prosessen under utførelse. Gjør endringer dersom nødvendig. Denne delen er veldig viktig, siden det ofte er to prosesser som faktisk tar sted: den offisielle som ansatte sier de følger, og den uoffisielle som de faktisk følger. Dere må ta beslutninger basert på den faktiske prosessen som finner sted. Den praktiske prosessen er den som påvirker de ansattes hverdag, ikke den som ikke brukes.

Forbedre prosessen

Etter å ha observert og analysert prosessen er det viktig å se om den kan forbedres på noen områder. Finnes det flaskehalser eller problemområder? Det er viktig å effektivisere prosessen der det er mulig. Identifiser deler der farten kan økes eller gjennomføres parallelt i stedet for lineært. Finn ut av hvor lenge hver del av prosessen må vente på svar, for eksempel når et nytt potensielt salg jaktes på og når ansvaret videresendes til noen høyere opp i hierarkiet, for eksempel i kundeservicesaker. Identifiser automatiseringsmulighetene, enten delvis eller hele prosessen.

Iterer prosessen med emneeksperter

Samle sammen emneekspertene og vis frem forbedringene som har blitt gjort. Få tilbakemeldinger og reiterer sammen med dem for å få en best mulig prosess som kan automatiseres.

Deretter er det best å la emneekspertene lage den endelige versjonen av prosessdokumentet som en standardprosedyre, slik at det kan benyttes i opptrening av andre.

Dersom noen deler av prosessen kan automatiseres, er det på tide å starte denne automatiseringsprosessen.

Til slutt, dersom prosessen ikke kan automatiseres, er den nå definert på en bedre måte, den blir gjennomført på en standardisert måte. Den er også mest sannsynlig mer effektiv og til mindre bry enn den var før. Samtidig har du en mye bedre forståelse om hvilke prosesser som kan og bør automatiseres og hvilke som ikke passer.

Article by Emma Luukka – RPA Solutions Consultant, Digital Workforce
Image by WOCinTech Chat licensed under CC BY 2.0

Bli med Digital Workforce på Digital2017- konferansen i Oslo 19.10.2017

Bli med Digital Workforce på Digital2017 – årets viktigste konferanser for IT-beslutningstakere og alle som jobber med digitalisering i privat og offentlig sektor – i Oslo, Norway 19.10.2017.

Konferansen vil ta for seg de viktigste IT-trendene akkurat nå, og vi har lagt vekt på at Digital 2017 skal være en lærerik konferanse med praktisk nytteverdi. Du vil få høre fra bedrifter som har tatt i bruk ny teknologi og nye løsninger, og som ikke bare forteller om hva de har gjort – men også hvordan de har fått det til. Etter en spennende og lærerik fellessesjon vil det bli parallelle spor hvor vi går i dybden på temaer som sikkerhet, skytjenester, kunstig intelligens, dataplattformer – og ikke minst: hvordan kan digitale arbeidsplasser gjøre bedriften mer konkurransedyktig og bedre rustet til å møte fremtiden?

Konferansen foregår på Radisson Blu Scandinavia, Holberg space, Oslo. Les mer her!

Iceland, give us a call!

There is simply too much work in the world and too few people to do it! Australia, New Zealand, Canada, China and more recently Iceland have all launched campaigns to attract foreign talent. The Reykjavik Grapevine reports that up to 4,000 foreign workers are needed in Iceland in the next year. This is due to a combination of the growth of the tourism business, aging demographic, and emigration.

Iceland’s national challenge presented an interesting thought experiment. Could RPA help?

Usually the effects of RPA to the workforce are examined in a closed environment of an organisation. How many Full-Time Equivalents (FTEs) aka people have been replaced by the robots’ work effort? How many people were actually let go due to adoption of RPA? How many were not hired at all due to RPA? How many were transferred to other tasks?

Companies can easily be so big that doing this analysis can seem daunting. But everyone recognises it is necessary or you can’t see the effects of what you do. Doing this on a country level would be just ridiculous, right?

Iceland is small enough to actually consider this. According to Wikipedia, its population is just over 323,000. In comparison, Accenture had 394,000 employees in 2016 (again, according to Wikipedia.) If Accenture can handle and analyse its employees, why shouldn’t Iceland do the same for its inhabitants?

Iceland’s greatest industry is tourism. While I do not have a lot of experience in that industry yet, I am sure there are cases for RPA there. Handling bookings, creating quotes for requests, planning preliminary shifts, and other tasks could all be handled by RPA. There are also the cases I’m more familiar with. No country runs without health care, banks, insurance companies, HR, payroll… In all of these fields we have done successful implementations and seen the great effects of RPA.

In many cases (for examples check out Service Automation: Robots and the Future of Work by Leslie P. Willcocks and Mary C. Lacity) the robots haven’t replaced people completely – they took over some of the tasks of a person. So in the end some of the people ended up working alongside the robots, handling the cases robots couldn’t, while others moved onto other tasks – according to their interests, and opportunities available within the organisation. Natural attrition of course occurred.

On a country level finding out all the opportunities available can be more difficult, unless special care is taken to combat this. It is hard enough to know what kind of opportunities there are in a different department within a specific organisation, let alone in a completely different company or multiple companies.

There is also the real issue to consider that people might not want to change job from one industry to another. If you’re a nurse, you might not want to become a tour guide. To be sure, there are often surprisingly similar jobs within different industries when you just look at what you like doing and what is important to you, instead of what your previous titles have been. It requires courage and willingness to explore to jump into a completely new job in a new industry.

But Iceland as a country has been brave before. There’s no reason to believe its inhabitants aren’t brave as well.

While RPA does create FTA savings, it’s not by any means its only, nor even its most important effect. Other benefits include, but are not limited to, improved service quality, the ability to expand service volumes, improved adherence to policies and standards, and improved job satisfaction.

So Iceland, give us a call!

 

Face tomorrow’s challenges with digital workforce by your side! Contact us to unravel the automation potential hiding in your organisation. 

Article: Emma Luukka – RPA Solutions Consultant, Digital Workforce
Picture Matino license CC BY 2.0

 

RPA kontra integrasjon

Som oftest handler RPA om å flytte informasjon mellom to eller flere forskjellige programmer. En ordre kommer in i system A, et produkt skal så sendes fra system B. En pasient logger seg inn på et sykehus via system M, hvorpå en doktor trenger å se deres informasjon som er lagret i system N. En person legger inn et forsikringskrav via system X og et svar genereres i system Y. Og så videre. Det er ikke et nytt problem å få forskjellige systemer til å prate sammen, og RPA er ikke den eneste veien å løse dette.

Systemintegrasjon har allerede blitt brukt en god stund. Dets overordnede mål er å bringe sammen forskjellige systemer og få de til å jobben sammen på en så god måte at de kan bli sett på som et enkelt system.

Når jeg valgte å forlate integrasjonsverdenen til fordel for RPA, ble jeg overrasket over likhetene og forskjellene i tankemåtene. De besvarte de samme spørsmålene, men på hver sin måte.

Den enkleste måten å forklare forskjellene er at RPA er en rask integrasjon som er enkel å implementere samtidig som det er billig og kan være gjennomført i løpet av relativt kort tid. Likevel vil en RPA-løsning ikke være gyldig for evig. Det er selvfølgelig mulig og også tilrådelig å nærme seg RPA på en strategisk måte, men i denne artikkelen fokuserer jeg på å forklare de teknologiske forskjellene mellom de to løsningene.

rpaintegraatio

RPA vil ofte kunne tilby en billigere og rask løsning på den samme utfordringen som integrasjon søker å løse. RPA sitt konkurransefortrinn kommer fra dets lettvektsstruktur, som tillater implementering og integrering uten endringer av de eksisterende systemene. Mange systemtunge organisasjoner lider av å ikke ha mulighet til å optimalisere prosessene sine på grunn av høye kostnader og de operasjonelle innvirkningene en eventuell nyinstallasjon vil ha. I stedet for å bytte ut de gamle systemene, fungerer RPA på samme måte som en menneskelig ressurs, ved å lage en kommunikasjonsbro mellom de forskjellige IT-systemene. En mykvarerobot kan bli opplært i enkle prosesser på få dager, som betyr at deres innvirkning og verdi kan bli realisert veldig raskt. I tillegg til dette kan den samme teknologien bli programmert til nye arbeidsoppgaver ettersom organisasjonens behov endrer seg. Fra et brukerperspektiv, så krever RPA mye mindre spesialiserte evner enn å sette opp et integrasjonssystem. Mange RPA tilbydere har laget produkter som ikke krever programmeringsbakgrunn eller kodeerfaring. Til sammenligning vil integrasjon kreve en spesialist.

Mens dette kan se ut som en glorifisering av RPA, så er det også med på å fremheve de gode og dårlige sidene ved begge løsningene. En rask og billig løsning er ofte det en kunde er ute etter, men en mer spesialisert løsning vil noen ganger være bedre. Systemintegrasjon er en flott løsning når systemene har høye krav av robusthet, men i mange mindre prosesser vil RPA kunne gi en tilstrekkelig løsning.

Gå morgendagens utfordringer i møte med digital arbeidskraft ved din side! Kontakt oss for å finne ut av automasjonspotensiale som ligger i din organisasjon.

Article: Emma Luukka – RPA Solutions Consultant, Digital Workforce
Picture Patrik Theander license CC BY 2.0

Learnings and take-aways from #RPAbreakfast2016

Digital Workforce organized a unique breakfast seminar on the 2nd of November, discussing the role of RPA as part of digital strategy. Over the morning hours, the industry’s leading movers and shakers shared their thoughts on the future of work with a packed audience.

So…
What did we learn?

Professor Leslie Willcocks, London School of Economics:
Professor Willcocks is considered one of the world’s most respected researchers, speakers and business publications writers in knowledge work automation.

Many studies are flawed in both hype and fear related to RPA.

  • One of the biggest flaws is focusing on people being replaced by RPA. Due to over 50% increase in data handling and great increase in regulation, people are overworked. This fact has not been incorporated well in the future of work studies. RPA, more than anything else, offers a way to cope with the ever increasing amount of work.
  • The technology has been around since 2005 (as created by Blue Prism). RPA is today’s technology, whereas more complex solutions such as CA (cognitive automation) are at the proof of concept stage. Software robots are used to automate routine knowledge work done on the computer. RPA specifically fits rule-based, repetitive tasks.

Most RPA myths are false.

  • Based on studies, the following 6 myths are false:
    1. RPA is used to replace humans.
    2. Staff feels threatened by RPA.
    3. RPA brings jobs back offshore.
    4. RPA is only driven by cost savings.
    5. RPA replaces a full person’s job.
    6. Whole processes need to be automated to get a good business case.
  • Supported by good management communication, employees often develop positive personal relationships with digital workers – giving them names and treating them as enthusiastic trainees.

Results suggest RPA will be embedded into all organizations over the near future.

  • RPA improves the customer experience by letting the organization focus on their core competences. The main force of RPA is taking the robot out of the human employee. As a result, studies find 30-40% increased efficiency!
  • The technology fits many situations and can be scaled very quickly. Organizations can massively decrease the baggage of regulatory processes, that increasingly burden companies.

Alastair Bathgate, Blue Prism CEO:
Bathgate is the co-founder and CEO of Blue Prism, a pioneering developer and global market leader of enterprise Robotic Process Automation (RPA) software.

RPA bridges the gaps between different systems.

  • Many organizations use multiple “legacy” systems, in some cases even thousands. These systems commonly lack integration between each other, a problem to which RPA offers a simple solution.
  • No changes to existing systems are needed!

Services industry can learn from manufacturing. 

  • Manufacturing industry worries about creating standardized processes, decreasing errors and efficiency. Service industry could benefit from adopting similar thinking and applying these objectives to RPA. Customers are being treated fairly when the service delivery process is consistent!
  • When you start with RPA, first think about what you want to achieve. If you want to scale RPA organization wide – communication is key. In the case of RPA the barriers to entry are more cultural than technical. It is recommended to assign a person to lead the change.

Digital workers offer a great opportunity to knowledge intensive organizations. We are excited to work with our customers to revolutionize their business efficiency and help create more full-filling jobs.

Thank you to all our guests and expert speakers!

To learn more, sign up for our newsletter.
Find also professor Willcocks’ and Alastair Bathgate’s interviews in the media.

Digitale medarbeidere i en bank – trussel eller mulighet?

Uber-lignende fenomen forventes å innta banksektoren om kort tid. Nye aktører kommer på markedet og tilbyr kunder finansielle tjenester raskere, billigere og mer effektivt. Tradisjonelle banktjenester via nettbanker er ikke lenger gode nok. I stedet er bankene nødt til å innovere sine tjenester for å holde følge i markedet.

Komplekse informasjonssystemer har utviklet seg ekstremt mye de siste årene. Dette har blant annet resultert i raskere behandling av transaksjoner. Likevel, bruk av flere og flere IT-systemer har ført til at ansattes tid blir i større grad brukt på å navigere disse. Bankansatte er nødt til å bruke mye tid på å flytte informasjon mellom systemer, oppdatere data basert på rapporter og produsere en større variasjon av regulatoriske dokumenter. Samtidig stenger kontorer overalt, og personaliserte tjenester blir redusert eller fjernet.

Mens kunder gjennomsnittlig er fornøyd med å bruke nettbanker og gjennomføre transaksjoner selvstendig, så fortsetter bankene å ha en mengde tjenester der personlig kontakt er viktig. Mens byråkratiet har vokst samtidig som banklokaler har stengt, har mange banker sett seg nødt til å allokere mer ressurser til juridiske arbeidsoppgaver. Dette har ført til at mengden personer som direkte samhandler med kunden har falt, samtidig som at mengden rapporter har økt. Ansatte ser seg nødt til å arbeide mer med rapporter og data, selv om de heller burde brukes til å bygge kunderelasjoner. Vil dette føre til at tradisjonelle banker mister business til de nye, agile aktørene som en konsekvens av rapporteringsproblemet?

Risikostyring og lønnsomhet

Kjernevirksomheten til en bank er å håndtere risiko. Kundeservicemedarbeidere er nødt til å nøye sjekke klientenes finansielle og personlige informasjon for å se etter eventuelle kredittrisikoer. Beregning av sikkerhetsverdier og marginer er også risikostyring.

I tillegg til risikostyring så er banker nødt til å følge flere og flere reguleringer. Basel III reguleringer tar for seg finansiell soliditet: Ifølge de nye reguleringene er bankene nødt til å ha stabil finansiering og likviditet. Samtidig som dette skjer, så fører Finanstilsynet tilsyn og regulerer bankenes praksis. Dette har ført til at bankene har sett seg nødt til å forbedre sin juridiske forståelse av eierstyring og selskapsledelse og allokere ressurser for å håndtere regulerering og kontrollstyring.

Mens det regulatoriske rammeverket og de tilhørende kravene vokser, så har negative renter ført til et økt press på å forbedre lønnsomheten. Banker har overført deres tjenester til Internett og stengt filialer som ikke lønner seg. Likevel er det mange prosesser som er en byrde på organisasjonen. Ansatte er nødt til å innhente informasjon mellom forskjellige systemer, når de heller burde tjent kunder og dermed ført til en større virksomhet. Det er fortsatt rom for forbedringer. Mange banker ser fremover kun med inntjening i tankene. Hva om bankene hadde fokusert på å forbedre produktivitet og å lage konkurransefortrinn ved å tilby personlige tjenester?

Digital assistanse

Banker har en mengde prosesser som ikke har blitt oppdatert eller renovert med tanke på effektivitet. Selvsagt er det mange prosesser som må gjennomføres under juridiske retningslinjer, men til og med disse inneholder delarbeid hvor data blir kopiert, sjekket opp mot hverandre eller rapporter genereres. Dette er rutineoppgaver, men de krever presisjon.

Digitale medarbeidere tar på seg denne type rutinearbeid gladelig. De kan sjekke kreditthistorikk, registrere enkel kundeinformasjon på et system, sjekke forfall, lage rapporter eller lister som kan bli brukt som verktøy for salg, samt mye mer. Kundeserviceansatte blir dermed frigjort til å tjene kundene og å ta valg som krever menneskelig kunnskap. Digitale medarbeidere har ingenting imot rutinebaserte arbeidsoppgaver, de kan jobbe dag og natt, de blir ikke syke og tar ikke fri. Kvaliteten av arbeidet er høyt, det blir gjort på samme måte hver gang og uten feil.

Kan bankenes hemmeligheter bli offentliggjort som et resultat av digitale medarbeidere?

Det er naturlig at de digitale medarbeidernes inntog fører til økt mistanke. Hva om de ødelegger eller frigjør informasjon? Har de mulighet til å endre renter eller godta lån? Digitale medarbeidere gjør akkurat det de blir opplært til. Når de er opplært på riktig måte og har de riktige tillatelsene, vil de ikke blande seg inn i andre oppgaver. Banksystemer er bygd på beslutningsnivå, slik at ansatte kun har rettigheter til å arbeide innen det omfang de trenger. For eksempel har ikke en person kun fordi den jobber i en bank tilgang og rettigheter til å ta kredittavgjørelser. Det samme gjelder en digital medarbeider. De vil kun kunne gjøre endringer og valg basert på de tilganger og rettigheter de har.

Oppgavene som en robot gjennomfører vil kunne bli logget og overvåket slik at man kan se hva den har gjort. I tillegg til dette så vil aldri en digital medarbeider lagre kundedata, og den er heller ikke interessert i saldoen eller eiendelene til en kunde. En mye større risiko er bankansatte som diskuterer kundedata høyt på kontoret, og på den måten frigjøre informasjon.

I en bank er det viktig at brukernavn og passord ikke deles blant ansatte. En digital medarbeider har mulighet til å endre sitt eget passord, slik at ingen andre har tilgang til dens informasjon, og kan ikke utgi seg for å være den.

Roboter og bankers administrative oppgaver

Banker har allerede sett verdien i bruk av digitale medarbeidere i flere land. Først og fremst i Storbritannia og USA, men også Finland. Erfaringer med digitale medarbeidere i banksystemer er først og fremst relatert til de administrative oppgavene. De er ansvarlige for overføring av data til kredittapplikasjoner slik at valgene kan bli tatt raskere. De sender eposter til kunder forskjellige rapporter tilhørende deres konto, de kan søke gjennom regnskap og kredittvurderinger. Digitale medarbeidere ser etter forhåndsdefinerte endringer i rapporter og sier ifra til ansatte dersom noe må bli sett på.

Digitale medarbeider kan sees på som en trussel, akkurat som alt annet nytt og forskjellig. De kan også be sett på som en mulighet, et verktøy til å hjelpe organisasjoner oppnå bedre resultat. Du kan ikke diskutere sommerferien din med en digital kollega, men du kan delegere alle dine kjedelige oppgaver og rutiner til dem og konsentrere din hverdag mot kundene. De vil igjen være glade for at kontoristene har tid til dem.

Gå morgendagens utfordringer i møte med digital arbeidskraft ved din side! Kontakt oss for å finne ut av automasjonspotensiale som ligger i din organisasjon.

Article: Hanna Saari – Sales Executive & Service Manager, Digital Workforce
Image Jon Collier license CC BY 2.0